Wir sind neues Mitglied in der »International Reprographic Association« (IRgA), deren Mitglieder Dienstleistungen wie Digitaldruck, Kopieren, Plotten, Veredelung und mehr fachgerecht in Nord- und Südamerika ausführen. Durch unsere Mitgliedschaft erhalten wir Einblicke in die amerikanische Reprographieszene und profitieren vom persönlichen Erfahrungsaustausch im Rahmen internationaler Verbandstagungen.

 

Screenshot IRgA

 

 

 

NordwestREPRO ist Expo Power Partner.

Expo Power ist eine Gruppe innovativer und leistungsfähiger Druck- und Medien-Dienstleister, die sich auf die Herstellung von Produkten für Aussteller auf Messen und Ausstellungen sowie für die Veranstaltung von Events, Hausmessen, Schulungen, Kongressen oder Tagungen spezialisiert haben. 

Die Partner von Expo Power befinden sich gut verteilt über ganz Deutschland, so dass sich einer der Partnerbetriebe immer in Ihrer Nähe befindet. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf – Sie können nur gewinnen! Gerne kümmern wir uns um die Erledigung aller Maßnahmen, die zur erfolgreichen Durchführung einer Veranstaltung oder der Teilnahme an einer Messe oder einer Ausstellung nötig sind. Im persönlichen Gespräch klären wir den Umfang und die Inhalte der zu erfüllenden Arbeiten mit Ihnen.

Zum Beispiel Layout-Erstellung: Werbedrucksachen, Einladungen, Plakate oder Displays werden von uns und unseren Partnern perfekt gestaltet.

 

Auf der diesjährigen Jahrestagung des Wirtschaftsverbands Kopie und Medientechnik e.V. in Leipzig wurde bei der Betrachtung der vorherrschenden Situation in der Branche ein Bereich beleuchtet, dessen wirkliches Potential erst auf dem zweiten Blick erkannt wird: "Kosteneinsparung durch Optimierung der Prozesse im Betrieb." Vielleicht denken Sie jetzt wie viele andere der dortigen Teilnehmer "Das ist nichts für mich, das machen nur große Betriebe. Wir kommen mit unserer bisherigen Arbeitsweise ganz gut klar." 

So dachten wir bei der NordwestREPRO GmbH auch lange Jahre und arbeiteten wie gewohnt weiter: Für die Ansteuerung der Drucker nutzen wir eine RIP-Software oder drucken über Druckertreiber direkt aus dem Anwendungsprogramm heraus, die CAD-Plotproduktion erfolgt mit einer Software, die auch Lieferscheine erstellen kann. Beim Scannen werden die Vorlagengrößen zur späteren Abrechnung manuell erfasst. Die Lieferscheine, Auftragstaschen und Stundenerfassungen werden handschriftlich erstellt und später teilweise in Exceltabellen für eine interne Auswertung übertragen. Die Positionen auf den Lieferscheinen werden zum Schreiben der Rechnungen manuell in die Fakturierungssoftware übernommen und die Eingangsrechnungen in Exceltabellen verwaltet. 
Das zwar jedes Gerät heutzutage über Log-Dateien Auftragsinformationen sammelt ist eine tolle Sache, aber wozu sollte man das schon im Arbeitsalltag gebrauchen?

Viele verschiedene Schritte, viele verschiedene Medien und fehlende Transparenz für schnelle Entscheidungen. Das wollten wir bei NordwestREPRO ändern.

Der technische Hintergrund - das Datenbankprogramm

Die Prozessoptimierung begann bei der EDV. Hier wurde mit FilemakerPro ein Datenbanksystem gefunden, welches die Entwicklung von firmenspezifischen Lösungen ermöglicht und mit einem Programmierer aus einer bestehenden Verwaltungssoftware für Werbeagenturen heraus der REPROWizard entwickelt, mit dem das Unternehmen bereits seit über zwei Jahren erfolgreich seinen Betrieb organisiert und den Qualitätsstandard entscheidend verbessern konnte. Da das Programm unter Windows und MacOS gleichermaßen lauffähig ist und durch die Verwendung eines Servers die gemeinsame Nutzung der Daten von mehreren Standorten oder sogar über IPhone und IPad möglich ist, ist ein unschlagbarer Vorteil der Datenbankanwendung. Änderungen oder Anpassungen an der Datenbank sind für alle Nutzer ohne Aufspielen von Updates im laufenden Betrieb sofort verfügbar und können vom technisch versierten Mitarbeiter bei entsprechenden Kenntnissen selber vorgenommen werden. Sieht man sich auf der Herstellerseite die Referenzen an, so erfährt man, dass Millionen Kunden weltweit bereits erfolgreich Datenbanklösungen unter FilemakerPro zur Produktivitätssteigerung einsetzen.

Prozesse und Kosten immer im Blick

Bei täglich rund 30 Aufträgen verschiedenster Art - Plotaufträge, Digitaldruck oder Dienstleistungen mit Zeitabrechnung wurde bei NordwestREPRO ein durchgängiger Workflow entwickelt, der durch den REPROWizard abgebildet wird und durch den viele der bisher notwendigen Abstimmungen und Arbeitsschritte entfallen. Die Verknüpfung aller Module untereinander - Adressen, Angebote, Aufträge, Projekte, Artikel, Preislisten, Korrespondenzen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und ein integriertes Dokumentenmanagement - ermöglicht unseren Mitarbeitern größtmögliche Transparenz in allen Geschäftsvorfällen oder Recherchen.

Bei einer Angebotserstellung wird das Angebot direkt aus der Datenbank erstellt und hierbei auf die Artikel in der Artikeldatenbank zurückgegriffen. Alle Informationen, wie Korrespondenzen, Rechercheergebnisse, Internetlinks etc. können ans Angebot gekoppelt werden und sind von jedem Mitarbeiter nachvollziehbar. Bei der Bestellung des Produkts oder der Dienstleistung wird das Angebot in einen Auftrag überführt. Im Auftrag werden neben den Lieferpositionen auch Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst oder zugekaufte Fremdleistungen aufgeführt, so dass schon bereits an dieser Stelle eine Wirtschaftlichkeitskontrolle oder Deckungsbeitragsrechnung ermöglicht wird. 

Handelt es sich bei dem Auftrag um einen Plotauftrag, so wird neben den Angaben für den Rechnungsempfänger, Besteller und Lieferempfänger auch eine Projektbezeichnung des Kunden eingetragen, über die anschließend projektbezogene Sammelrechnungen erstellt werden können. Beim Einlesen der Logdaten des Plotprogramms direkt nach Abschluss der Produktion in den Lieferschein werden bereits kundenspezifische Berechnungsmodelle ausgeführt, wie z.B. das Anpassen von Wildformaten zur Berechnung auf DIN-Rollenbreiten oder das Zuweisen kundenspezifischer Preise. „Mit diesem Verfahren ist es uns heute möglich, unmittelbar nach Fertigstellung auch umfangreicher Plotaufträge an jedem unserer Unternehmensstandorte aussagekräftige Lieferscheine mit Einzelpositionen zu erstellen und bei Bedarf auch sofort fakturieren zu können“, so äußert sich der Betriebsleiter Timmo Ernst begeistert.

Als nächstes ist die Programmierung eines Importmoduls für die Logdaten der genutzten Scansoftware geplant. Damit entfällt das bisher manuelle Erfassen der Vorlagengrößen, da dann projekt- und kundenbezogen die Daten auch automatisch in den Lieferschein eingelesen werden können.

Verbesserter Kundenservice

Das Herzstück der Datenbank ist die Startzentrale. Diese dient zum Aufrufen aller verbundenen Datenbankmodule und zeigt zusätzlich in einer Listenanzeige wahlweise alle laufenden Aufträge, Angebote oder die dem einzelnen Nutzer zugewiesenen Aufgaben an. Eine weitere Informationsquelle ist die Adressendatei des Systems. Diese zeigt neben den relevanten Kundeninformationen auf verschiedenen Ebenen alle laufenden oder abgeschlossenen Angebote, Aufträge, Projekte und Rechnungen des Kunden, die auch direkt von dort aus aufgerufen und eingesehen werden können. „Dieser zentral geführte Datenbestand, auf den unsere Mitarbeiter von allen Standorten aus Zugriff haben, ist für unsere tägliche Arbeit unerlässlich. Nur so können wir garantieren, dass auch bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters sämtliche Informationen verfügbar sind und wir unserem hohen Qualitätsanspruch gerecht werden können. Wir können in kürzester Zeit Informationen zu Vorgängen finden, die bei herkömmlicher Suche Tage in Anspruch nehmen oder sogar ergebnislos verlaufen würden“, erläutert Timmo Ernst den Stellenwert des Datenbanksystems für das Unternehmen.

Fazit

Wer für seinen Betrieb eine leistungsfähige Software für alle anfallenden Geschäftsvorfälle  benötigt, die Auftragserfassung, automatisierte Lieferscheinerstellung, Fakturierung, Verwaltung von Eingangsrechnungen, Kundendaten und umfassenden Berichts- und Auswertungsmöglichkeiten beinhaltet und die Möglichkeit besitzen möchte, diese auch auf seine individuellen betrieblichen Bedürfnisse anpassen zu können, für den stellt die Datenbankanwendung eine ideale Lösung dar.

Die ehemalige Kinderklinik in Oldenburg wird zu einem modernen Verwaltungsgebäude umgebaut. Wir unterstützen die EWE AG mit unserer Planverwaltung bei dem Bauvorhaben.

 

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