NordwestREPRO – Das CopyCenter für Profis

Branchenkollegen kennen das Problem: Was sich auf dem Datenträger befindet, soll gedruckt werden, aber vor Ausführung des Auftrags wüsste der Kunde gerne, was es kostet. Also setzt man einen Mitarbeiter an den Datenträger, der sich durch den Datenbaum klickt und durch Öffnen der Dokumente und Ermitteln der Größen eine Übersicht erstellt, nach der dann die Kosten festgestellt werden können. Da bekommt man schon einmal eine DVD, die 32 Ordner umfasst, in denen 454 Dokumente abgelegt sind und die fast 7000 Seiten umfasst.

Das kostet Zeit. Und die haben wir nicht.

Wir setzen dafür unsere Betriebssoftware ein. Neben dem Import von Produktionsdaten aus unserer Ausgabesteuerung können wir auch andere Daten einlesen. Wir lesen den Datenträger mit allen Ordnern und Unterordnern über unser Analysetool ein und erhalten eine Übersicht über alle Dateien unter Angabe der Größe und den Seitenzahlen innerhalb des Programms.

Dieses Analyseergebnis kann man als Exceltabelle speichern und entsprechend auswerten. Da das Analyseprogramm jedoch nicht die Seiten gesamt, sondern fortlaufend angibt, besteht ein 20-seitiges Dokument aus 20 Zeilen, wobei jede Zeile eine Seite weiter zählt. Hier haben wir schon eine gute Unterstützung, aber das Ermitteln der Seiten pro Dokument ist wieder recht zeitaufwändig.

Um uns die Arbeit weiter zu vereinfachen, importieren dieses Analyseergebnis in die Positionsmaske unserer Betriebssoftware.

Neben dem Ermitteln des Aufwands wird bei diesem Verfahren gleich der passende Artikel herangezogen und der mit der Kundenpreisliste verknüpfte Verkaufspreis gezogen. Dafür haben wir uns eine entsprechende Funktion programmieren lassen, die beim Importieren die Seitenzahlen zusammenfasst und in einer Zeile angibt. Wir können mit dieser Arbeitsweise in kürzester Zeit umfangreiche Datenbestände analysieren, realistische Kostenvoranschläge erstellen und einen Überblick über den entstehenden Aufwand erhalten, der auch in die Produktions- und Belegungsplanung einfließen kann. 

Was früher Stunden und sogar Tage gedauert hat, erledigen wir jetzt innerhalb weniger Minuten. Und könnten mit den eingetragenen Werten auch gleich einen Lieferschein und eine Rechnung erstellen, da die Analysedaten den Produktionsdaten entsprechen.