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Mit Filemaker und IPad betriebliche Abläufe optimieren

Wir bearbeiten an zwei Standorten Aufträge aus den verschiedenen Arbeitsbereichen. Seit unserer Gründung werden im Arbeitseinsatz verschiedenste Datenbanklösungen verwendet, seit 2011 setzen wir auf einen treuen Begleiter: FileMaker. Dieser kontinuierlich mitwachsenden Datenbanklösung verdanken wir neben der Erfahrung der Mitarbeiter und dem Einsatz moderner Technologie unser erfolgreiches Bestehen in einem schwierigen Umfeld.

Mitarbeiter dank Serveranbindung immer gut informiert

Vor der Einführung der Filemaker-Lösung wurden bei uns Aufträge mit der Hand geschrieben, viele Daten manuell erfasst und bereits abgewickelte Aufträge manuell hervorgesucht. Unsere Abläufe gestalteten sich mit verschiedenen Programmen, die untereinander keinen Datenaustausch möglich machten und sehr zeitintensiv waren.

Um unseren Service zu verbessern und Abläufe zu organisieren, haben den Filemaker-Entwickler Merlin Mac Service mit der Erstellung einer Datenbanklösung bauftragt, mit der wir uns nicht nur der meisten manuellen Schritte entledigen wollten, sondern die zudem auf individuelle Prozessabläufe innerhalb unseres reprografischen Betriebs abgestimmt sein sollte. Die Anforderungen, die wir dabei an die Software-Lösung stellten, waren zum einen die Mehrfachnutzung von Informationen und die Anpassung der Software auf spezielle Anforderungen, zum anderen aber auch der plattformunabhängige Einsatz und die Nutzung über das Internet, da wir an zwei Standorten auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen wollten.

"Ich habe da eine Rechnung bekommen. Wer hat das bestellt und was war das? Und das neue Bannersystem muss zu meinem alten passen, denn die beiden Systeme möchte ich nebeneinander stellen."

Solche Fragen zu beantworten ist für unsere Mitarbeiter kein Problem. Wir dokumentieren mit unserer FileMaker-Lösung alle anfallenden Geschäftsprozesse, nutzen sie zum Dokumentenmanagement und können über die Verknüpfung zwischen Auftrag und Eingangsrechnung auch noch nach Monaten nachvollziehen, welches Material von wem wie auf welchem Gerät gedruckt wurde und welches System für das Display verwendet wurde. Und wenn die Bezeichnung nicht ausreicht, können wir direkt die gescannte Eingangsrechnung aufrufen. 

Sämtliche Daten, angefangen von der Angebotskalkulation, Rechercheergebnisse, Produkt- und Zusatzinformationen, Rechnungen bis hin zur Zeiterfassung werden bei uns in einer Datenbank erfasst, verarbeitet und ausgewertet. 

Besonders stolz sind wir auf unsere Importschnittstelle, über die wir unseren Lieferschein automatisch mit den Statistikdaten der Produktionssoftware erzeugen. Während auch bei umfangreichen CAD-Plotaufträgen die Sendung noch versandfertig gemacht wird, können wir einen detaillierten Lieferschein mit Einzelpositionen generieren und dazu auch gleich eine Rechnung mitgeben.

Sollten Sie sich für unsere Softwarelösung interessieren, sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten Sie gerne!

(siehe auch Prozessoptimierung oder Der Knopfdruck zum Zeitsparen)

Download: Produktinformation REPROWizard